神戸の行政書士なら神戸北行政書士事務所｜資金調達実績多数
顧問先のWebシステム開発会社の社長から、平日の昼過ぎに連絡が入りました。。「採用面接で内定を出したインド人エンジニアから、就労ビザの申請を会社にお願いしたいって言われたんですよ。何を揃えればいいんですか？」
私が最初に返したのは、書類リストではなく「御社のカテゴリーがどれかを確認させてください」という質問でした。社長は一瞬きょとんとした顔をされましたが、これは外国人雇用が初めての会社が必ず通る入り口で、ここを飛ばして書類リストを集め始めると、結果的に2倍3倍の手間がかかる、というのが現場で何度も見てきた光景です。
私はもともとシステムエンジニアを9年やっていまして、当時は同じプロジェクトでインド人やベトナム人のエンジニアと毎日コードレビューをしている時期がありました。そこで見ていた彼らのビザ更新の苦労や、転職時に会社が変わるたびに何枚も書類を書き直す姿は、行政書士として今この仕事をする上で、原体験として残っています。自分も会社を立ち上げた時期に外国人エンジニアの採用を検討した経験があって、書類の多さに正直しり込みした側でした。
本記事では、就労ビザ申請の必要書類について、行政書士として実際に申請取次をしている現場の目線で書きます。書類リストを並べるだけの記事は他にいくらでもあるので、ここでは「**書類を揃える前に何を確認するか**」「**現場で漏れやすい書類はどれか**」「**不許可を分ける書類はどれか**」を中心に整理していきます。
—
「就労ビザ」と一括りで言うけれど、まず種類の確認から
「就労ビザ」というのは通称で、入管法上の正式な呼び名は**在留資格**です。日本で外国人が働くための在留資格は、現在20種類以上あって、職種・スキル・契約形態によって申請する種類がまったく違います。
代表的なものを並べると、
**技術・人文知識・国際業務**（通称・技人国）。エンジニア、Webデザイナー、マーケター、通訳、翻訳、語学講師、海外営業など、ホワイトカラー全般で最も多く使われる在留資格です。日本で働く外国人の就労ビザのうち、過半数がここに分類されると言われています。
**経営・管理**は、会社を経営する立場の外国人向けの在留資格です。日本で起業する外国人や、海外法人の日本支店長などが対象になります。
**特定技能1号・2号**は、建設・介護・外食・宿泊・農業など、人手不足が深刻な12分野で2019年に新設された在留資格です。1号は通算5年まで、2号は更新可能で家族帯同もできます。実務上は技能実習からの移行ルートとしても機能しています。
**高度専門職**は、学歴・職歴・年収などをポイント制で評価して、一定以上の高スキル人材に認められる在留資格です。永住申請までの期間が短縮されるなど優遇措置があります。
**企業内転勤**は、海外法人から日本法人へ転勤するケースで使われます。
そして2027年4月施行予定の**育成就労**制度も忘れてはいけません。これは旧・技能実習を改変した新しい枠組みで、本記事執筆時点ではまだ施行前ですが、2024年6月に法律が公布済みです。技能実習からの大きな転換点になるので、関連業種の方は最新動向を見ておくほうが無難だと思います。
採用したい職種・スキル・契約形態を聞かずに「就労ビザの書類を集めましょう」と言うと、後で「実は技人国ではなく特定技能でした」と判明して、書類を全部やり直す羽目になります。冒頭の社長のケースで言えば、Webエンジニアとしての採用なので技人国一択でした。学歴も大学のコンピューターサイエンス学位があるので、ここは問題なしと判断できます。職種と申請する在留資格のマッチが最初の前提になります。
—
必要書類の前に確認したい――発注企業のカテゴリー判定
技人国の場合、雇用主である会社の規模に応じて**カテゴリー1〜4**に区分されます。これが書類リストを大きく左右する分岐点なので、必要書類を集める前に必ず判定してから動きます。
ざっくり書くと、
**カテゴリー1**：日本の証券取引所に上場している企業、保険業を営む相互会社、国・地方公共団体、独立行政法人、特殊法人・認可法人、公益法人、法人税法別表第一に掲げる公共法人など。要は上場企業や公的機関のレベルです。
**カテゴリー2**は、前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表における、給与所得の源泉徴収票合計表の**源泉徴収税額が1,500万円以上**の団体・個人を指します。2022年4月の改定で、過去の1,000万円から1,500万円に引き上げられました。ネット記事で「1,000万円以上」と書かれているものは古い情報なので、ご注意いただきたいところです。
**カテゴリー3**は、上記のいずれにも該当しないが、前年分の法定調書合計表を提出している中小企業です。創業から数年経って、ある程度の規模になっている会社の多くがここに入ります。
**カテゴリー4**は、法定調書合計表を提出していない企業を指します。新設会社や個人事業主が該当します。
カテゴリー1・2に該当する会社は、提出書類が劇的に少ない。極論、上場企業なら「四季報の写し」または「証券取引所への上場証明書類」を出せば、会社側の書類は終わりに近いレベルです。カテゴリー3・4になると、登記事項証明書、定款の写し、決算文書、雇用契約書、申請理由書、会社案内、と一気に増えます。
冒頭の社長の会社の場合、前年の法定調書合計表を持ってきてもらって確認したら、源泉徴収税額が約1,800万円。カテゴリー2に該当しました。「これだけで会社側の書類は1枚で済みます」とお伝えしたら、「そんなに違うんですか」と顔の表情が一段やわらぎました。
ボーダーラインの会社は、年度によってカテゴリー2と3を行ったり来たりすることがあります。源泉徴収税額が1,400万円〜1,600万円のレンジにいる会社は、年末調整後の数字を毎年確認しておかないと、申請時に「カテゴリー2のつもりで書類を集めたら3でした」というやり直しが起きかねないお話しです。
—
必要書類――絶対に外せない6つと、状況で必要な書類
カテゴリーが決まったら、書類集めに入ります。技人国の認定証明書交付申請（海外から呼び寄せるケース）を前提に、絶対に外せない書類を整理します。
**共通書類**として必要なのは、在留資格認定証明書交付申請書と、返信用封筒（392円分の切手を貼付）の2点です。
**申請人（外国人）に関する書類**は、顔写真（縦4cm×横3cm、過去3か月以内に撮影したもの）、パスポートの写し、履歴書、学歴を証明する卒業証明書（大学・専門学校）、成績証明書になります。専門学校卒で「専門士」または「高度専門士」の称号を付与された方は、その証明書類も追加で必要です。職歴がある方は職務経歴書と在職証明書も準備しておきます。
**会社に関する書類（カテゴリー別）**は次のとおり。
カテゴリー1の場合、上場の証明書類（四季報の写し等）のみで足ります。
カテゴリー2の場合、前年分の法定調書合計表の写し（受付印のあるもの）だけで済みます。これだけで会社側は終わり、と言ってよいレベルです。
カテゴリー3になると、法定調書合計表の写し、申請理由書（雇用理由書）、雇用契約書、定款の写し、登記事項証明書、会社案内（パンフレット）、直近年度の決算文書の写しが必要となり、一気に書類が増えます。
カテゴリー4は、上記カテゴリー3の書類すべてに加えて、事務所や店舗の写真（外観・看板・入口・内部）、事務所の賃貸借契約書の写し（自社所有なら登記事項証明書）、給与支払事務所等の開設届出書の写し、直近3か月分の所得税徴収高計算書の写し、または源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書の写しが追加されます。新設会社の場合、決算文書の代わりに事業計画書を出すのが通例です。
ここまで読んでいただくと、カテゴリー3・4の書類の多さが見えてきます。私が依頼者の方によくお伝えしているのは、**「絶対に外せない6つ」を最初に押さえてほしい**ということ。
絶対に外せない6つというのは、申請書、顔写真、パスポート写し、卒業証明書、雇用契約書、申請理由書（カテゴリー3・4の場合）です。これらが揃っていないと、入管の窓口で受け付けてもらえません。逆にこれらさえ揃っていれば、追加書類は補正で間に合うケースもある。優先順位を間違えないことが、スケジュールを守るコツになります。
現場で「漏れやすい書類」も書いておきます。よく忘れられがちなのが、**専門士・高度専門士の証明書**（専門学校卒の方）、**職務経歴書**、**事務所の写真**（カテゴリー4）、**会社案内**（パンフレット、なければホームページ印刷で代用）、**返信用封筒の切手**（392円分のうち1枚足りないとそれだけで受け付けられない）。地味な部分ですが、ここで止まると半日無駄にすることがあります。
それから、変更許可と更新許可の場合は**在留カードの原本**を入管で提示する必要があり、認定証明書交付申請の書類リストとは少し違うので、そこは混同しないように気をつけたい。
—
不許可を分ける「申請理由書（雇用理由書）」の中身
ここからが、本記事で一番踏み込みたかった部分です。
申請理由書（雇用理由書）は、入管法上の必須書類ではありません。ところがカテゴリー3・4の申請では、これが**実質的に許可・不許可を分ける最大の書類**になっています。書類リストには「申請理由書」と1行書いてあるだけなのに、その1行のために何時間もかける価値がある書類だ、というのが現場感覚です。
なぜそんなに重要なのか。理由はシンプルで、入管の審査官が「この外国人を、なぜこの職務でこの報酬で雇うのか」をストーリーとして理解できる材料が、ここしかないからです。雇用契約書には「Webエンジニアとして月額35万円で雇用する」とは書いてあっても、「なぜその人でなければならないか」「学歴・職歴とどうマッチするか」までは書きません。それを語るのが申請理由書の役割です。
書くべき項目を、私の事務所で使っている構成例として整理しておきます。
**1. 採用に至った経緯**：どのような採用ルート（直接応募、人材紹介、社内推薦など）で、いつ面接して、どう判断したか。
**2. 採用したい職務内容と必要な専門性**：日々の業務内容を具体的に、専門性の必要性とともに記載します。「Webアプリケーション開発における設計・実装・テストを担当」のように具体性を持たせる。
**3. 申請人の学歴・職歴と職務内容のマッチ**：これが最重要です。例えばWebエンジニア採用なら、申請人の大学のコンピューターサイエンス学位や、過去のWeb開発実績との対応関係を、明示的に書きます。
**4. 報酬と日本人同等性**：日本人を同じ職務で雇った場合の報酬と比べて、外国人だから低くなっていないことを示します。同職種の社内給与テーブルや、業界相場との比較で説明する形です。
**5. 採用後の業務体制**：直属の上司、所属部署、勤務地、勤務時間、社会保険の加入状況などを記載。
5項目のうち、**「3. 学歴・職歴と職務内容のマッチ」で不許可になるパターン**を、現場で何度も見てきました。
例えば、大学で経営学を専攻した方を、Webエンジニアとして採用しようとするケース。職歴で過去にプログラミング業務の経験があれば救えますが、新卒に近い形だと「本人の専門性と職務内容のマッチが認められない」として不交付になる可能性が高い。経営学卒なら経営企画や海外営業のほうが筋が通るのですが、本人が「日本でエンジニアをやりたい」と希望し、会社も採りたい場合、申請理由書で「経営学のうち情報システム系のゼミに所属」「卒業研究でPythonを使った分析を実施」のような関連性を補強できないと、不許可リスクが高まります。
逆に、コンピューターサイエンス専攻でWebアプリケーションの卒業制作実績がある方を、Webエンジニアで採用するパターン。これはマッチが明確なので、申請理由書も書きやすく、許可率も高い。
私が依頼者の方からご相談を受けて、最初にチェックするのが「学歴専攻」と「採用予定の職務内容」のマッチです。ここに違和感がある場合は、申請する前の段階で「採用職務を変える」「マッチを補強できる職歴の証明書類を集める」「特定技能や別の在留資格の検討」など、選択肢を提示します。書類を全部集めてから「マッチが弱いです」と判明するのは、本人にも会社にもダメージが大きいからです。
申請理由書を「採用しました。よろしくお願いします」のような数行で済ませている会社は、不許可率が体感的に高いです。逆に、上記の5項目を踏まえて2〜3ページ書き込んでいる会社は、許可率が明らかに高い。書類リストを揃えるだけでは届かない領域が、ここにある、と私は捉えています。
—
申請から在留カード受領までのスケジュール
審査期間は、申請の種類によって違います。
**在留資格認定証明書交付申請**（海外から呼び寄せるケース）：1〜3か月。最近は人手不足や申請数増加で、3か月かかるケースが増えてきている印象です。認定証明書が出たあと、本国の日本大使館・領事館でビザ発給を受けるのに1〜2週間。それから本人が来日して、空港で在留カードが交付される、という流れになります。
**在留資格変更許可申請**（留学→就労、技人国→経営管理など、すでに日本に在留している方の在留資格変更）：標準処理期間は2週間〜1か月、ただし実務上は1か月超が普通です。
**在留期間更新許可申請**（在留期限が来るので延長したい）：これも2週間〜1か月。期限の3か月前から申請可能で、期限ギリギリで動き始めると間に合わないことがあります。
冒頭の社長のケースでは、インド人エンジニアの希望入社日が4か月後だったので、認定証明書の審査3か月＋本国ビザ発給1〜2週間＋来日のフライト調整で、ちょうど4か月でぎりぎり間に合うスケジュール。書類集めに1か月かけられるかどうかという、本当にタイトな時間軸でした。
転職時の手続きは少し複雑で、3つの選択肢があります。
**(A) 在留期間更新許可申請**：転職前と同じ業種・職種で転職するなら、次の更新時に新しい会社の書類で更新するだけで足りるケースが多い。
**(B) 在留資格変更許可申請**：転職先の業務内容が現在の在留資格の活動範囲を超える場合（例：技人国で働いていた方が経営管理者として独立する場合）。
**(C) 就労資格証明書交付申請**：転職前と同じ業務内容ではあるが、念のため新しい会社での就労が現在の在留資格で適法かを入管に事前確認してもらう手続き。法律上の必須ではないですが、転職後に「やっぱり活動範囲外でした」と判明するリスクを潰せるので、慎重派の方には強くおすすめしています。
サブペルソナで想定している転職予定の中国人エンジニアの方のような場合、業種が同じなら(C)の就労資格証明書を取って、次の更新まで現在の在留カードで働く、という流れが一番安全です。
—
自分で申請するか、行政書士に頼むか――現場の判断軸
「就労ビザの申請、自分でやれますか？」とよく聞かれます。これも率直に書きます。
まず制度面から。**申請取次行政書士**でない一般の行政書士は、書類作成は手伝えますが、入管への申請は本人または会社の社員が窓口に行く必要があります。これに対して、申請取次行政書士は本人や会社に成り代わって入管に申請を出すことができます。書類のチェックだけ依頼するなら一般の行政書士でも対応可能、申請まで丸ごと任せたいなら申請取次行政書士に依頼する、という使い分けです。
報酬の相場は、申請取次までフルで依頼して**9万〜12万円程度**。書類のチェックだけなら**5万円程度**まで下がります。事務所によっては「書類作成のみ7万円、申請取次まで含めて11万円」のように分けて料金を設定しているところもあります。
自力でやれる方の特徴を、現場感で挙げてみます。
カテゴリー1〜2の会社で、上場企業の証明や法定調書の写しさえ用意すれば会社側の書類が終わる方は、自力で進めやすいです。本人または社内に入管手続きの経験者がいて、書類の作成と入管の窓口対応を任せられる場合も問題ありません。職種と学歴のマッチが明確で、申請理由書を素直に書けば通る案件も自力で十分対応できます。これらに当てはまる方は、自力でやれば10万円ほど浮く計算になります。
逆に、行政書士に頼んだ方がいい方の特徴も書いておきます。
カテゴリー3〜4の会社で、書類点数が一気に増える状況の方。職種と学歴・職歴のマッチが微妙で、申請理由書の書き込みが必要な案件の方。本人に過去の不交付歴やオーバーステイ歴がある場合。会社が初めて外国人を採用するため、社内に経験者がいない場合。複数の外国人を同時並行で採用したい場合。これらに当てはまる方は、依頼料を払う方が結果的に安いことが多いと感じています。
書類のチェックだけ依頼する、というハイブリッド型の使い方もあります。例えば、自社で書類を全部集めて、申請理由書のドラフトまで作って、行政書士には最終チェックだけお願いする。これだと費用は5万円前後で済みますし、許可率も大きく落ちないので、コスト感覚に厳しい中小企業の方にはお勧めできる選択肢です。
冒頭のシステム会社の社長の場合、カテゴリー2で書類自体は少なかったのですが、初めての外国人採用で社内に経験者がおらず、しかも入社日まで4か月という時間制約があったため、申請取次まで丸ごと依頼いただきました。結果、申請から約2.5か月で認定証明書が下りて、本国ビザ発給を経て予定通りの入社日に来日。社長からは「自分でやろうとしていたら、書類で詰まって入社日に間に合わなかったと思う」とご感想をいただきました。
—
おわりに
就労ビザの必要書類は、ネット記事で書類リストを見ると圧倒される量に見えます。でも、現場で動いている目線で言うと、書類は**「自社の状況とその外国人の経歴を、入管に納得してもらうための材料」**でしかなくて、リストを揃えること自体は目的ではないんです。
書類を揃える前に確認することの優先順位を、もう一度書いておきます。**(1) 採用したい職種に対応する在留資格はどれか／(2) 自社のカテゴリーは1〜4のどれか／(3) 申請人の学歴・職歴と職務内容のマッチはどうか**。この3つが見えれば、必要書類のリストは自動的に絞れてきます。
不許可になって2〜3か月の事業計画が崩れる重さは、実際に起きてみないと想像しづらいものです。本記事を読んでいただいたことで、その重さを少しだけ早く知っていただけたら、と思っています。
書類は揃えるものではなく、自社のお話しを語るためのもの。そんな捉え方で動いていただけると、スムーズに進む案件が増えるんじゃないかと感じています。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
就労ビザ申請、書類を集める前にお話しを聞かせてください。
採用したい職種、申請人の学歴・職歴、御社のカテゴリー判定。この3点を整理させてもらえれば、必要な書類と、漏れやすいポイントと、申請理由書で書き込むべき要素まで、一通りお伝えできます。書類のチェックだけのご依頼から、申請取次までフルでのご依頼まで、状況に応じて柔軟に対応します。初めての外国人採用で何から始めればいいかわからない、という段階のご相談こそ、お役に立てる場面が多いです。
[就労ビザ申請の無料相談を予約する]
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
